Mails werden von Mail-Servern untereinander ausgetauscht. Diese Server sind natürlich permanent mit dem Internet verbunden und ständig in Betrieb. Auf diesen Servern werden die Mails zwischengespeichert, bis sie von den Benutzern abgeholt/gelesen/gelöscht werden. Sie sollten sich daher immer bewusst sein, ob Sie direkt mit der Mailbox am Server arbeiten, oder ob Sie sich die Mails vom Server herunterladen, Sie sollten wissen, wo die Mails physisch liegen.

z.B. maxmuster@students.boku.ac.at , sprich: „maxmuster at students“;
Benutzer maxmuster am Server students, im Bereich Boku, Akademisches Netz, Österreich (.at für Austria, .de für Deutschland usw.)
(Das @-Zeichen bekommen Sie unter Windows mit der Tastenkombination AltGr + Q)

Unter einen E-Mail-Client verstehen wir hier ein am lokalen PC installiertes Mailprogramm.
Beispiele: Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, MS Outlook Express, Eudora, …

Sie sollten sich daher immer bewusst sein, ob Sie direkt mit der Mailbox am Server arbeiten, oder ob Sie sich die Mails vom Server herunterladen, Sie sollten wissen, wo die Mails physisch liegen und daher Speicherplatz belegen. Liegen die Mails am Server, besteht die Gefahr, dass die Mailbox voll wird, und Sie keine weiteren Mails mehr empfangen können. Liegen die Mails am eigenen PC, gibt es im Allgemeinen kein Problem mit dem Speicherplatz, aber Sie müssen sich auch selbst darum kümmern, dass die Mails nicht verloren sind, wenn der PC kaputt wird oder Sie auf einen neuen PC umsteigen (siehe Kapitel Datensicherung).

Bei Verwendung eines "richtigen" Mail-Clients wie z.B. Thunderbird oder Outlook genügt es, sich kurz einzuwählen, die Mails werden dann auf den lokalen PC heruntergeladen, wo sie dann in Ruhe offline (ohne Internetverbindung) gelesen und beantwortet werden können. Bei Webmail ist nur ein Webbrowser für den Zugang zu den Webseiten eines Webmail-Anbieters (z.B. GMX, GMail, Yahoo, Hotmail) erforderlich. Der Vorteil ist, dass man an jedem beliebigen PC mit Internetzugang mailen kann, der eventuelle Nachteil ist, dass man für Lesen und Schreiben der Mails immer online sein muss.

BOKU-Studierende haben ein eigenes Webmail-System für Studierende: https://students.boku.ac.at/

In dieses Feld kommt die E-Mail-Adresse des Empfängers. Sie können auch an mehrere Empfänger gleichzeitig schreiben, indem Sie mehrere E-Mail-Adressen mit Beistrich getrennt in dieses Feld schreiben.

Wenn Sie ein Subject wählen, versuchen Sie sich in die Situation des Empfängers hineinzuversetzten.

Wenn Sie beispielsweise eine Frage oder ein Problem an einen Helpdesk richten, scheint aus Ihrer Sicht ein Subject wie z.B. "Frage" oder "Problem" treffend, aus der Sicht des Helpdesk-Mitarbeiters ist das aber absolut nichtssagend, da er ausschließlich Mails mit Fragen oder Problemen bekommt. Versuchen Sie daher immer, Ihr spezielles Anliegen prägnant darzustellen.

Auch wenn Sie ein Mail an einen Lehrveranstaltungsleiter schicken, ist Ihnen natürlich klar, um welche Lehrveranstaltung es sich handelt, der LV-Leiter unterrichtet aber voraussichtlich in mehr als einer LV, eine "Frage zum Test" ist also wieder sehr unklar. Sie sollten daher immer entweder die LV-Nummer oder einen Kurztitel der LV anführen. Für die LV "Einf.i.d.Datenverarbeitung" sollten Sie daher IMMER 'EinfDV' und dazu einen prägnante Beschreibung Ihres Anliegens in die Betreff-Zeile schreiben.

Das 'Cc' bedeutet 'carbon copy', Kohlepapierdurchschlag (wurde im vergangenen Jahrhundert bei Schreibmaschinen verwendet . Funktioniert technisch genauso wie wenn Sie mehrere Empfänger in das to-Feld schreiben, Sie signalisieren damit nur, dass der Empfänger im Cc nicht direkt angesprochen ist, sondern das Mail zur Information bekommt.
Beispiel: Sie sind Kassier eines Vereins, schreiben eine Mahnung an ein Mitglied, und ein Cc an den Obmann, damit sowohl Mitglied als auch Obmann wissen, dass Sie es diesmal ernst meinen .

Die Adressen, die Sie ins 'Blind carbon copy' schreiben, scheinen beim Empfänger nicht auf. Sie können Bcc auch benützen, um kleine Mailverteilerlisten zu realisieren.

Antworten auf ein erhaltenes Mail. Falls Sie einer von mehreren Empfängern sind, achten Sie bitte darauf, ob Sie nur dem Absender antworten, oder allen Empfängern, denn das führt nicht selten zu größeren Peinlichkeiten.
Über korrektes Zitieren (quoting) gibt es lebhafte Diskussionen (Inline-Quoting versus Fullquote), siehe dazu z.B. http://de.wikipedia.org/wiki/TOFU

Ein erhaltenes Mail soll an Dritte weitergeleitet werden.

Wenn man öfter Mails an einen größeren Personenkreis verschicken möchte, ist eine Distribution List das geeignete Werkzeug.
Es ist aber äußerst unprofessionell, wenn im Mail-Header zahlreiche Empfänger aufscheinen. Weiters verstoßen Sie damit gegen berechtigten Datenschutz, wenn Sie E-Mail-Adressen ohne Erlaubnis weitergeben.
Kleinere Verteilerlisten können Sie mit dem Bcc-Feld realisieren, für größere Listen sollten Sie einen Client verwenden, der das unterstützt.
Es empfiehlt sich, Verteilerlisten erst zu testen, indem man als Empfänger zunächst nur sich selbst und evtl. ein paar eingeweihte Testpersonen einträgt, und erst wenn man ausprobiert hat, ob alles funktioniert und korrekt ist, die echten Empfänger.

E-Mail ist für einfache Textnachrichten entworfen. Ein typisches Mail ist meist nicht mehr als 2-3KB groß. Manche Benutzer verschicken voller Begeisterung über die neue Digitalkamera gleich den halben Inhalt der Speicherkarte an alle Freunde und Bekannten, und wundern sich dann, dass ebendiese ziemlich sauer sind, weil sämtliche Mailboxen überfüllt sind. Halten Sie sich bitte wie bei der normalen Post vor Augen, dass ein Brief 20g schwer ist, und ein 200kg-Paket eben ein Paket und kein normaler Brief ist und daher nicht in einen normalen Postkasten passt.

Für BOKU-Angehörige:

• Filr: http://short.boku.ac.at/it-filr
• ACOnet FileSender: https://filesender.aco.net/
• Persönliche Homepages: http://www.boku.ac.at/zid/themen/be-informed/bokuweb/persoenliche-homepages/

Weitere Möglichkeiten:

• Cloud Speicher

Gute Mail-Clients bieten die Möglichkeit, Filterregeln zu definieren. Damit können z.B. Mails eines bestimmten Absenders automatisch gelöscht, Mails mit einem bestimmten Subject in einen bestimmten Ordner einsortiert, weitergeleitet oder beantwortet werden usw. Beispiel: Bei Mails im Zusammenhang mit der LV "Einführung in die Daten¬verarbeitung" muss der Betreff immer mit 'EinfDV: ' beginnen, nur dann landen die Mails automatisch im richtigen Ordner.

Dieses Protokoll dient zum Abholen von E-Mails aus einer Mailbox am Server. Fast alle Mailprogramme und viele Webmail-Dienste lassen sich so konfigurieren, dass Sie mittels POP3 Ihre Boku-Mailbox abfragen können. Details dazu siehe http://www.boku.ac.at/zid-studmail-pop3.html

Wichtig: Meist werden dabei die Mails nach dem Herunterladen aus der Mailbox gelöscht, und existieren dann nur mehr am lokalen PC. Dieses Verhalten lässt sich meist abschalten, was aber die Gefahr birgt, dass Ihre Mailbox irgendwann überfüllt wird und Ihnen vielleicht wichtige Mails nicht mehr zugestellt werden können.

Dieses Protokoll dient zum Absenden von E-Mails. Um Spam zu verhindern nimmt der BOKU-SMTP-Server Mails zum Verschicken nur aus dem Boku-Netz entgegen, anderenfalls erhalten Sie die Fehlermeldung: 'we do not relay'.

• Studierenden-Mailing für BOKU-Studierende:
  http://www.boku.ac.at/zid/themen/everybodys-needs/mailing/mailing-fuer-studierende/

• Mailverwaltung in BOKUonline:
  http://www.boku.ac.at/zid/themen/get-connected/account-passwort/e-mail-verwaltung-in-bokuonline/